Le Bureau Togolais du Droit d’Auteur comme tout organisme professionnel de gestion collective du droit d’auteur et des droits voisins dispose d’un service dénommé « service de documentation ». Ce service est la porte d’entrée de toute société de gestion collective des droits et c’est là que tout commence pour un artiste qui souhaite lui confier la gestion de ses droits sur son œuvre.

​Ainsi, le service de la documentation a pour rôle principal de recueillir toutes les informations relatives aux membres (artistes, auteurs, éditeurs et producteurs) et à leurs œuvres (musique, littérature, arts visuels et dramatique, etc.) afin de constituer une base de données fiable pouvant servir à une répartition transparente, juste et équitable des droits perçus.

Pour ce faire, le fonctionnement du service de la documentation du BUTODRA est organisé autour de trois activités principales telles que l’enregistrement des membres, l’enregistrement des œuvres, la gestion de la base de données.

a- L’enregistrement des membres : l’adhésion

Tout auteur d’une œuvre de l’esprit à l’adhésion est accueilli et renseigné sur la procédure d’adhésion au BUTODRA. Il est tenu de constituer des dossiers qui contiennent des informations complètes sur son identité et adresse ainsi que sur l’étendue du territoire et les types de droits dont il souhaite confier la gestion.

Le dossier ainsi constitué, permettra au service de la documentation d’enregistrer l’adhérent dans la base de données du BUTODRA et de lui délivrer les documents d’adhésion, en l’occurrence la carte de membre et l’attestation prouvant sa qualité.

Pour que l’adhésion soit validée, la déclaration d’au moins une œuvre originale publiée, s’avère nécessaire.

b- L’enregistrement des œuvres : la déclaration

Bien que le droit d’auteur naisse dès la création d’une œuvre, la déclaration permet d’identifier précisément les titulaires de l’œuvre ainsi que les droits sur cette œuvre. Elle constitue également une preuve matérielle indispensable en cas de litige ou de plagiat. Chaque œuvre doit faire l’objet de déclaration distincte.

Ainsi, le service de la documentation enregistre dans la base de données les informations relatives aux titulaires de droit et de l’œuvre, afin de permettre au service de la répartition de disposer des informations cruciales pour effectuer ses opérations.

c- La gestion de la base de données

Le service de la documentation est tenu de mettre régulièrement à jour les informations sur les membres et leurs créations recueillies au moment de l’adhésion et de la déclaration.

En outre, il est tenu de mettre à disposition des sociétés sœurs sa base de données à travers l’immatriculation des membres et de leurs créations, sur les bases de données internationales correspondantes. Ainsi, les membres du BUTODRA dont les œuvres sont exploitées en dehors du territoire national bénéficieront de la répartition des droits des sociétés sœurs concernées.

​Par ailleurs, le service de la documentation joue aussi un rôle de pédagogie. C’est le service qui fournit aux membres les renseignements sur leurs droits et devoirs. Ce rôle consiste à informer, sensibiliser, éventuellement conseiller les membres et leur expliquer les aspects généraux du droit d’auteur et des droits voisins.

Les artistes sont sensibilisés entre autre sur l’importance de documenter correctement leurs œuvres pour éviter que leurs redevances ne finissent dans les « impayés » faute d’identification. En effet, l’absence d’une documentation précise, le service de répartition ne peut pas savoir, à qui reverser l’argent collecté lors de la diffusion des œuvres (radio, TV, concerts).

En fait, une œuvre mal documentée ou non déclarée est une œuvre qui ne génère pas de revenus pour son créateur, même si elle passe en boucle sur toutes les radios, les télévisions ou sur les plateformes digitales.

Conclusion

Somme toute, pour un retour fructueux sur les efforts intellectuels consentis et les investissements effectués lors de la création des œuvres, tous les créateurs togolais d’œuvres de l’esprit sont invités à prendre contact avec le BUTODRA par l’intermédiaire de son service de la documentation pour les formalités requises.

NB : le service de la documentation du BUTODRA se trouve :

• A LOME : au siège du BUTODRA,  E.161, Rue des Echis en face de la Direction des Examens, Concours et Certifications (DECC) non loin de la TVT.

Les dossiers d’adhésion au BUTODRA et de déclaration des œuvres peuvent toutefois, être déposés dans les agences du BUTODRA sur toute l’étendue du territoire à savoir:

• A ANEHO : dans l’enceinte de la préfecture des Lacs, derrière l’Agence de l’OTR
• A TSEVIE : sur la route de Langbadja, derrière la TDE quartier Wémé (Tsévié)
• A KPALIME : dans les locaux de la préfecture de Kloto, quartier Fiokomé (Kpalimé)
• A ATAKPAME : à côté du tribunal d’Atakpamé, Résidence Todzi (Atakpamé)
• A SOKODE : dans l’enceinte de la Direction des Arts et de la Culture (DRAC-SOKODE)
• A KARA : dans les locaux de la Direction régionale des sports, quartier Tomdè
• A DAPAONG : dans les locaux du Gouvernorat, quartier Worgou

Pour plus d’information veuillez consulter le site web du BUTODRA www.butodra.tg ou appeler le service communication au +228 93 45 36 02 (GSM ou WhatsApp)